Co to są dokumenty księgowe? Jakie rodzaje dokumentów wyróżniamy?

Prowadząc firmę każdy przedsiębiorca, musi wiedzieć co to, są dokumenty księgowe zatem warto znać, chociażby krótką charakterystykę tego pojęcia. W innym przypadku osoba będąca właścicielem firmy nawet z pomocą innych pracowników może nie być w stanie odpowiednio zarządzać swoim biznesem, co spowoduje także zły obieg dokumentów w księgowości.

Dokumenty księgowe – charakterystyka

Definicji dokumentów księgowych znajdziemy wiele jednak najważniejsze, jest to, żeby treść była zrozumiała dla odbiorcy. Chcąc właśnie w taki sposób je zdefiniować, można, by rzec, że dokumenty księgowe to dowody księgowe, ale również inne druki, które nie podlegają ewidencji.

Ich sporządzanie jest ważne, ponieważ potwierdzają dotychczas wykonane czynności. Warto dodać, że każda faktura, rachunek, nota księgowa, umowa itp. musi być zatwierdzona przez osobę do tego upoważnioną.

Dzięki temu wpłynie to na prawidłowy obieg dokumentów księgowych w firmie oraz kontrola dokumentów księgowych nie wykaże błędów. Wymagania co do opisów i zatwierdzeń poszczególnych dowodów w tym także schemat obiegu dokumentów księgowych zależy od przepisów wewnętrznych danego przedsiębiorstwa.

Rodzaje dokumentów księgowych

Dowody zewnętrzne obce – otrzymujemy z zewnątrz od kontrahentów. Można zaliczyć tu rachunki zakupu, faktury VAT, rachunki bankowe, noty odsetkowe otrzymane od innych dostawców.

Dowody zewnętrzne własne – to wystawione dokumenty w celu przekazania ich w formie oryginalnej kontrahentom np. faktury VAT, rachunki sprzedaży, polecenia księgowania, noty księgowe wystawione odbiorcom.

Dowody wewnętrzne – dokumentują one operacje odbywające się wewnątrz firmy (listy płac, rozliczenia umów o dzieło, zlecenie z pracownikami). Taki obieg dokumentacji księgowej rozpoczyna się i kończy w jednym miejscu. Nie udostępniamy tutaj nic swoim kontrahentom, gdyż wszystkie wewnętrzne dowody nie wychodzą poza obszar firmy.

Dokumenty księgowe co muszą zawierać?

Każdy dokument księgowy musi odpowiadać pewnym wymaganiom. Jeśli nie obowiązywałyby żadne regulujące tę kwestię przepisy to obieg dokumentów księgowych, byłby utrudniony.

Bez względu na to, z jakim dowodem mamy do czynienia musi on mieć numer identyfikacyjny, określenie rodzaju i stron danej operacji, zrozumiały jej opis oraz wartość. Duże znaczenie ma również podpis osób, które wystawiły dokument oraz go przyjęły.

Ostatnią czynnością jest zapis, który stwierdza sprawdzenie dokumentu i kwalifikację do ujęcia go w ewidencji. Taki proces jest wymagany bez względu na to, czy w przedsiębiorstwie stosowany jest elektroniczny obieg dokumentów księgowych, czy tradycyjny.